FAQ

Plusieurs questionnaires ont été créés pour les raisons suivantes :

• répondre aux obligations réglementaires applicables à tous les intermédiaires délégataires (questionnaire socle réglementaire).
• répondre aux obligations spécifiques à l’une des activités qui vous ont été déléguées (questionnaires système d’information, délégation d’encaissement de primes, délégation de règlement des sinistres, sanctions internationales, …).

Les réponses aux questions sont destinées aux assureurs inscrits et en relation avec vous (intermédiaire) sur la solution EDIconformité, en fonctions des activités et délégations cochées pour chaque assureur.

Vos questionnaires ne seront pas visibles par un assureur si :

• vous n’avez pas coché cet assureur dans la liste parce que vous n’êtes pas son délégataire
• vous avez coché cet assureur dans la liste mais vous n’avez pas encore publié vos questionnaires

Par exemple :

L’intermédiaire a coché pour l’assureur A, les cases « système d’information », et pour l’assureur C, les cases « délégation d’encaissement de primes », « sanctions internationales ». Aussi, l’intermédiaire n’a pas coché l’assureur B.

Donc :

• les réponses et pièce du questionnaire « socle réglementaire » seront visibles par les assureurs A et C.
• les réponses et pièces du questionnaire « système d’information » seront visibles par l’assureur A uniquement.
• les réponses et pièces des questionnaires « délégation d’encaissement de primes » et « sanctions internationales » seront visibles par l’assureur C uniquement.
• L’assureur B n’aura pas accès aux questionnaires de l’intermédiaire.

Les indicateurs des tableaux de bord affichent les taux de remplissage et les types de réponses apportées sur les différents questionnaires. Ils ne permettent pas de définir le taux de conformité de votre société.

Un intermédiaire est délégataire lorsqu’il agit au nom et pour le compte d’un assureur. Pour apprécier si un courtier, ou un autre intermédiaire, détient une délégation il faut qu’il agisse en toute autonomie sur tout ou partie de l’activité concernée, que cette activité soit ou non exercée sur le système d’information de l’assureur.

• Souscription : le délégataire accepte en autonomie le risque et/ou émet le contrat (voire même le signe pour le compte de l’assureur), sans vérification de la part de l’assureur.
• Gestion des contrats : le délégataire est en mesure d’accepter la modification demandée pour les avenants et éditer (voire même signer) en toute autonomie des avenants, des attestations d’assurance, des cartes vertes, etc.
• Encaissement/décaissement de primes : des flux financiers primes passent par le compte bancaire du délégataire.
• Sinistres : le délégataire peut réaliser un ou plusieurs actes de gestion des sinistres de manière autonome. Il peut s’agir du seul missionnement d’un expert, mais aussi de la gestion totale du sinistre.

Le périmètre exact des activités relevant d’une délégation est défini par chacun des assureurs à travers leurs conventions. La référence à la sous-traitance ou à l’externalisation au sens de Solvabilité 2 est synonyme du terme délégation qui est décrit ci-dessus.

L’obligation qui pèse sur les courtiers délégataires est de répondre aux questionnaires de conformité adressés par les assureurs. Les assureurs déterminent le moyen de collecte pour répondre à cette obligation. Les assureurs connectés sur la plateforme EDIconformité ont choisi cette solution et certains d’entre eux en font une obligation.

Les courtiers grossistes sont concernés par EDIconformité dans le cadre de leurs délégations avec les assureurs.

Le périmètre actuel de la solution concerne la vérification par l’assureur de la conformité des délégataires et remplace à ce titre les questionnaires annuels que certains assureurs adressaient auparavant par un autre canal (e-mail / fichier Excel ou Word).

En revanche, les questionnaires de conformité sur la solution EDIconformité ne remplacent pas les audits (métier) organisés par les assureurs dans le cadre des délégations octroyées aux intermédiaires.

Oui, le questionnaire Socle Réglementaire doit être complété à 100 % à partir du moment où vous avez une délégation avec un des assureurs connectés.

EDIconformité est une plateforme permettant aux assureurs de vérifier que votre cabinet est en conformité avec la réglementation en vigueur. C’est pour cela que seules des questions liées aux activités déléguées vous sont posées.

Ce n’est pas la taille du cabinet (nombre de salariés) qui détermine les obligations réglementaires et les procédures à créer pour y répondre, mais les activités réalisées et en particulier le statut de délégataire vis-à-vis des assureurs. Un cabinet unipersonnel (sans salarié) sera soumis à ces obligations si des activités lui sont déléguées.

Oui, « Le personnel » désigne toute personne qui contribue à la gestion des activités confiées (y compris le/les dirigeants).

Oui, vous devez répondre à ces questions, car pour les cabinets unipersonnels, la personne (dirigeant) doit obligatoirement se former.

Dès lors qu’une donnée, nécessaire à la gestion, en plus des données clients nécessaires à la distribution, est dupliquée, alors votre cabinet est concerné par le questionnaire Système d’Information. L’assureur demande que la donnée soit protégée.

Si la maintenance de votre système d’information est sous-traitée à un (des) prestataire(s), vous devez collecter l’attestation de maintenance.

L’attestation doit faire apparaître le nom de l’entreprise responsable de la maintenance, son adresse postale, la date de la dernière opération de maintenance effectuée ainsi que le périmètre couvert par les opérations de maintenance (liste des outils ou équipements concernés …).

Par exemple :

« Je soussigné entreprise A , située au 5 rue de …., certifie avoir effectué le xx/xx/xxxx, la maintenance des équipements suivants… pour le compte de entreprise B située au 6 rue de….

Fait à … le … »